管理困境

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暖費是熱力企業的一大經濟收入,是熱力企業解決冬季居民供暖以及供暖設備維修的主要經費來源。但是熱力收費工作難、服務難、管理難、維護難、統計難的問題一直困擾著熱力企業。下面是典型的兩個不同信息化程度熱力企業的收費工作情形:

無信息化基礎的供熱企業

特點:完全手工,靠人力來進行收費管理;收費工作漏洞多,收費過程無監管,收費結果無核對;供熱費用準確性沒保障,關聯數據檢索難,統計數據不及時、不清晰;欠費催繳、供熱稽查無從下手。

數據龐大、工作量大

當客戶來交費的時候,需要從紙質文件或Excel文檔中找到該客戶。一般一個小區都有成百上千的客戶,找到客戶信息就需要耗費一定的時間,等找到該客戶之后,還要看該客戶當前供熱狀態是什么,哪幾年的哪些費用沒有交,收費面積是多少,是否有滯納金。除此之外還要用計算器計算收費總額、找零金額。如果要對欠費的客戶進行催費,則需要手動匯總所有客戶的欠費情況,再手動選擇并安排上門進行催費,整個過程工作量非常大。

容易出錯

類型不同的客戶,對應有不同的收費面積、不同的收費政策、不同的收費標準,所有的計算工作都是手工進行,難免出錯。出錯后很難發現問題出在哪里,耗時耗力。

統計報表、信息查詢不方便

數據都是以紙質或Excel的方式保存,因此要想知道應收金額多少,實收金額多少,額外多收多少,面積變更了多少,或者某個客戶的收費、退費明細,以及統計某段時間收費的相關數據極其不方便,數據的準確性也沒有保障。

數據不安全

一旦紙質文件或Excel文件丟失,將不能恢復歷史數據,并且其他人訪問這些數據都沒有身份驗證,非常不安全。

收費管理工作難開展

數據分散在各個Excel里,權限控制、工作分工、過程記錄、工作考核等都無法開展。特別是什么時間做的什么操作更是無從得知,每一個客戶的歷史和當前狀態、欠費情況都帶著大大的問號。

可持續發展能力差

供熱企業擴張,多供熱站運營,包括涉及熱計量、客戶服務、銀行代收等先進管理手段,在現有IT基礎條件下一籌莫展。

使用簡陋收費系統的供熱企業

特點:使用簡陋陳舊的供熱收費系統,如落后的CS之類的軟件,由于功能拼湊、設計僵化,當遇到特殊情況需要做調整時,根本無法應對,甚至會造成數據崩潰或系統宕機;這樣的系統往往缺乏多個年度精確管理手段,無法查看歷史某一個時間節點的面積和費用數據,而且數據更改不留痕,欠費催繳不方便,報表死板,統計圖表缺乏。系統擴展和升級能力不強,收費管理工作反而受制于軟件。

設計僵化,只能處理常規收費業務

此類系統從一開始就定義為工具類軟件,跨年之后多數情況是勉強繼續用。無法處理跨多個收費年度的用熱狀態變更、單價調整、費用結轉、停熱基礎費調整、歷史陳欠處理、歷史供熱面積變更、過戶拆遷、歷史減免優惠等在實際應用中經常會碰到的收費管理場景。經常是今年的客戶數據一調整,往年的客戶數據、面積、欠收都亂了;而對多年前的一個陳年老賬的處理也會導致當前年度的數據混亂,讓收費主管幾近抓狂。

功能簡陋,不靈活,缺陷多

系統功能設計單一、簡陋、關聯性差,操作不靈活、死板,信息不聯動。并且僅提供簡單的數據錄入和查詢,無法應對供暖收費中靈活的收費規則。

系統設計不嚴謹,漏洞多,無管理理念可言

系統內收費相關的數據均可被隨意修改,無法控制其操作權限、范圍,比如應收金額的修改、面積的修改、面積變更日期的修改等。這樣容易導致操作人員不遵守管理規范對數據隨意不留痕操作,收費工作監管難,無過程管理可言。

無法與企業擴張、政策變化與時俱進

系統是基于當時需求實施的,并沒有考慮未來供熱區域的擴張、收費政策的調整、管理上的持續改善等方面。軟件的“終身效能費用比”差,難以應對供熱企業高端個性化需求。

系統操作復雜,基層人員意見大

有的收費系統還停留在C/S結構,系統安裝維護復雜,對電腦配置要求高。收費員的電腦操作水平普遍偏低,加上系統人性化體驗差,功能不夠強大,使用效果不佳,基層工作者抱怨比較大。

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